Открытие event-агентства для организации праздников

Открытие event-агентства для организации праздников

Сегодня наблюдается тенденция роста спроса на высококачественные услуги event-планирования. Бизнес, основанный на организации мероприятий, становится все более прибыльным сегментом рынка услуг. Неудивительно, что на горизонте появляется все больше новых компаний в сфере ивент-маркетинга. Однако, стоит учитывать, что для собственника такого бизнеса организация мероприятий – это вовсе не праздник, а тяжелый труд в режиме 24/7.

В чем суть event-планирования?

Этот вопрос можно разделить на две части: о каких мероприятиях идет речь и что такое event-планирование? Начнем подробнее. Обычно специальные мероприятия организовывают для следующих событий:

  • Праздники (ярмарки, свадьбы, парады, Дни рождения, встречи в кругу друзей, юбилеи);
  • Торжества (гражданские и памятные события);
  • Рекламное продвижение (политические митинги, выход новой продукции, показы мод);
  • Образование (конференции, встречи выпускников, собрания).

Согласно перечню, любые особенные события можно отнести к социальной или деловой сфере, либо определить как нечто среднее.


Итак, пришло время перейти ко второму вопросу: что такое event-планирование? Это решение всех задач, связанных с организацией предстоящего мероприятия. Вот как выглядит перечень услуг организатора:

  • Сбор информации;
  • Разработка дизайна для мероприятия;
  • Поиск места проведения;
  • Поставка угощений и декоров, организация развлечений;
  • Обеспечение транспорта для доставки гостей на место событий и обратно;
  • Отправка пригласительных;
  • Предоставление жилья участникам мероприятия;
  • Координация обслуживающего персонала;
  • Управление мероприятием непосредственно на месте событий;
  • Оценка состоявшегося мероприятия.

Диапазон предложенных вами услуг будет зависеть от масштаба и типа конкретного события. В свою очередь, услуги будут зависеть от вашей специализации.

Существует несколько способов организовать банкет, фуршет или другое подобное мероприятие. К примеру, ваши сотрудники могут своими силами приготовить блюда и накрыть столы. Они даже могут сделать уборку по окончанию вечера или на следующее утро. Но такой подход работает в случае с небольшими корпоративными торжествами. Только представьте, что у собравшихся было бы море забот, они бы ели разные блюда, а развлекательная программа соответствовала бы их уровню возможностей. В большинстве случаев, это простой фуршет с напитками и закусками. Современным респектабельным компаниям столь упрощенный вид отдыха не подходит.

Второй, хорошо известный метод планирования события – банкет в ресторане. Однако это решение не подойдет для организации рабочих презентаций, празднования важных рабочих событий, торжественного открытия новых офисов и корпоративных пикников. Главный недостаток – все это невозможно отметить в особом месте.

Также есть спрос на организацию кофе-брейков, перерывов на тренингах и семинарах. Конечно, существуют специальные бизнес-центры для подобных случаев с соответствующим набором услуг. Их цены слишком высоки, а найти такие помещения можно лишь в крупных городах.

Альтернативное решение может оказаться не очень удобным. Самостоятельная организация семинара связана с закупкой кофе, чая, доставкой электрочайника и посуды на 20-40 персон, мойкой посуды. Тем более, иногда организаторы делают два кофе-брейка вместо одного.

А как насчет вечеринок на День рождения и ночных пати? Не каждый захочет потратить два дня на закупку горы продуктов и напитков в магазинах и на местных рынках, а затем еще и готовить еду, и накрывать столы. А как насчет вечеринки в ресторане? Это не всегда уместно, особенно, если клиент хочет провести торжество в своем огромном доме или квартире.

Иногда в компании назначают сотрудника, ответственного за организацию праздника. Заботы ложатся на плечи работника, который итак перегружен своими обязанностями. Даже если компания заказывает ресторан и главные заботы берет на себя персонал заведения, все-таки придется самостоятельно уладить некоторые вопросы:

  • Выбрать достаточно престижный ресторан с доступными ценами, достаточным количеством сидячих мест и красивым интерьером.
  • Согласовать меню с управляющим ресторана и ответственными представителями компании, обсудить скидки, а затем проконтролировать качество и наличие заказанных блюд.
  • Организовать музыку (в ресторане может не оказаться штатных музыкантов, либо они не достаточно хороши).
  • Подобрать ведущего, к примеру, профессионального артиста.
  • Тщательно все спланировать (иначе вместо пышного торжества получится обычный вечер в баре).
  • Придумать конкурсы и купить сувениры (иначе будет как в предыдущем пункте);
  • Организовать соревнования для развлечения.
  • Нанять профессионального шоумэна (по желанию сотрудников) и обговорить стоимость выступления, программу и время.
  • Обеспечить развоз гостей по домам и так далее.

Вы можете обратиться к частному организатору, но они справится лишь с частью задач. Как правило, их приглашают для организации приватных мероприятий. Очень мало event-компаний способно в полной мере обеспечить крупный корпоратив или бизнес-событие.

Возникает вопрос: где найти такого профессионала? Неверный выбор организатора со стороны может испортить все мероприятие или вовсе лишить работы ответственного сотрудника. Кроме этого, сотни участников мероприятия не будут чувствовать себя комфортно.

Хорошо организованный прием, наоборот, будет вспоминаться долгие годы. Как и провал! По этой причине многие организации и частные лица готовы платить event-агентству, которое проведет вечеринку по принципу «все включено». Огромное количество успешных корпораций и мелких предпринимателей желают избавить себя, свою семью и персонал от этой сложной и утомительной организационной рутины. Они охотнее наймут стороннего организатора, который сделает все профессионально и наилучшим образом.

Сколько денег нужно вложить для старта?

Запуск компании в сфере event-планирования может обойдись вам и в 0 рублей, и в 8-35 тыс. долларов. Вторая цифра при условии наличия расходов на аренду коммерческого помещения, оборудование, инвентарь, связь, рекламу и продвижение, страхование и так далее.


Советы для начинающих

Если вы не особо ограничены в бюджете, прислушайтесь к следующим советам. Каждый должен знать это перед запуском собственного бизнеса по организации событий:

  1. Сфера деятельности. На международных семинарах MBA будущих управленцев учат важности фокусироваться на узкой специализации, если речь идет о малом или среднем бизнесе. Event-сфера – не исключение. Например, агентства по организации рабочих мероприятий могут фокусироваться в основном на планировании конференций, клубных вечеринок, спортивных событий. Дальнейшая стратегия развития зависит от выбранной узкой области.
  2. Целевая аудитория. Перед тем, как приступить к планированию собственного бизнеса, нужно определить для себя конечного потребителя, средний возраст, диапазон дохода, изучить его личные потребности и интересы. Обладая такой информацией, вы сможете решить, какую нишу займет ваше агентство и изучить эффективные маркетинговые стратегии.
  3. Кадры решают все. Только профессионалы приведут компанию к успеху. Если ваш бюджет ограничен, и вы можете нанять лишь несколько специалистов, вам нужно решить. Какие обязанности вы возьмете на себя, а какие задачи стоит доверять только профессионалам. Кстати, обратите внимание на молодых специалистов и студентов: многие из них готовы работать ради опыта за небольшое вознаграждение. Вы, в свою очередь, сможете сэкономить на расходах.
  4. Знание – сила. Вам следует изучить опыт успешных компании и прислушаться к советам лидеров рынка. Профильное обучение, курсы, семинары пригодятся вам в будущем.
  5. Учитесь на чужих ошибках. Успешные агентства могут поделиться не только советами, но и рассказать о своих ошибках на старте. Эта информация может быть очень ценной.
  6. Полезные профессиональные связи. Для event-планирования важно хорошо знать все подходящие места, поддерживать хорошие отношения с представителями СМИ, PR-менеджерами компаний, руководителями, фотографами и другими людьми. Все это нарабатывается с годами. Поэтому, перед стартом своего бизнеса, лучше самому поработать пару лет в event-агенстве. Многие успешные владельцы подобных фирм начинали именно с этого. Такой опыт помогает очень быстро обзавестись полезными связями.

ТОП-9: бизнес ниши, в которых можно зарабатывать

Вот несколько примеров узкоспециализированных услуг:

  1. посредничество для аренды конференц-залов, ресторанов, кафе и для заказа блюд;
  2. планирование ивента и посреднические услуги: координация работы персонала, контроль на месте событий, поиск и наем подходящих специалистов;
  3. поставка еды и напитков по принципу «все включено» для любого мероприятия, пикника с барбекю и грилем;
  4. разработка дизайна и украшения для мероприятия, в том числе оформление воздушными шарами, декорами из цветов, тематическими стендами;
  5. сдача в аренду оборудования для звука (микрофоны, проекторы, мониторы, аудиосистемы и т.д.), палаток и тентов, пластикой мебели, посуды и прочего;
  6. планирование развлекательных программ: эмси, музыканты, танцевальные группы, модельные агентства, услуги фотографа, фейерверки;
  7. транспортные услуги (автобусы, микроавтобусы и автомобили вы можете арендовать за отдельную плату у других предприятий или частных лиц);
  8. подготовка и рассылка пригласительных, сбор подтверждений об их присутствии (сложная работа, за которую следует браться, только имея опыт в этой сфере);
  9. работа по хорошим ценам с оптовыми поставщиками напитков и фруктов (за которые клиент заплатит вам больше).

Если у вас достаточно опыта, обратите внимание на следующие сферы услуг:

  • PR-услуги, к примеру, распространение информации о мероприятии в СМИ;
  • подготовка списков потенциальных клиентов или участников (для рекламного продвижения).

Комментарии и отзывы

avatar