Как открыть event-агентство для организации праздников 1

Праздники — это не только весело и феерично, но и прибыльно для тех, кто их организует. Подготовка торжества, будь то свадьба, День рождения или корпоратив в честь открытия филиала, не проходит без составления плана мероприятия, подготовки декораций, развлекательной программы. «Виновники» торжества предпочитают возлагать эти функции на профессионалов.

В чем суть event-планирования?

Этот вопрос можно разделить на две части: о каких мероприятиях идет речь и что такое event-планирование? Начнем подробнее. Обычно специальные мероприятия организовывают для следующих событий:

• Праздники (ярмарки, свадьбы, парады, Дни рождения, встречи в кругу друзей, юбилеи);
• Торжества (гражданские и памятные события);
• Рекламное продвижение (политические митинги, выход новой продукции, показы мод);
• Образование (конференции, встречи выпускников, собрания).

Согласно перечню, любые особенные события можно отнести к социальной или деловой сфере, либо определить как нечто среднее.

Итак, пришло время перейти ко второму вопросу: что такое event-планирование? Это решение всех задач, связанных с организацией предстоящего мероприятия. Вот как выглядит перечень услуг организатора:

• Сбор информации;
• Разработка дизайна для мероприятия;
• Поиск места проведения;
• Поставка угощений и декоров, организация развлечений;
• Обеспечение транспорта для доставки гостей на место событий и обратно;
• Отправка пригласительных;
• Предоставление жилья участникам мероприятия;
• Координация обслуживающего персонала;
• Управление мероприятием непосредственно на месте событий;
• Оценка состоявшегося мероприятия.

Диапазон предложенных вами услуг будет зависеть от масштаба и типа конкретного события. В свою очередь, услуги будут зависеть от вашей специализации.

Существует несколько способов организовать банкет, фуршет или другое подобное мероприятие. К примеру, ваши сотрудники могут своими силами приготовить блюда и накрыть столы. Они даже могут сделать уборку по окончанию вечера или на следующее утро. Но такой подход работает в случае с небольшими корпоративными торжествами. Только представьте, что у собравшихся было бы море забот, они бы ели разные блюда, а развлекательная программа соответствовала бы их уровню возможностей. В большинстве случаев, это простой фуршет с напитками и закусками. Современным респектабельным компаниям столь упрощенный вид отдыха не подходит.

Второй, хорошо известный метод планирования события – банкет в ресторане. Однако это решение не подойдет для организации рабочих презентаций, празднования важных рабочих событий, торжественного открытия новых офисов и корпоративных пикников. Главный недостаток – все это невозможно отметить в особом месте.

Также есть спрос на организацию кофе-брейков, перерывов на тренингах и семинарах. Конечно, существуют специальные бизнес-центры для подобных случаев с соответствующим набором услуг. Их цены слишком высоки, а найти такие помещения можно лишь в крупных городах.

Альтернативное решение может оказаться не очень удобным. Самостоятельная организация семинара связана с закупкой кофе, чая, доставкой электрочайника и посуды на 20-40 персон, мойкой посуды. Тем более, иногда организаторы делают два кофе-брейка вместо одного.

А как насчет вечеринок на День рождения и ночных пати? Не каждый захочет потратить два дня на закупку горы продуктов и напитков в магазинах и на местных рынках, а затем еще и готовить еду, и накрывать столы. А как насчет вечеринки в ресторане? Это не всегда уместно, особенно, если клиент хочет провести торжество в своем огромном доме или квартире.

Иногда в компании назначают сотрудника, ответственного за организацию праздника. Заботы ложатся на плечи работника, который итак перегружен своими обязанностями. Даже если компания заказывает ресторан и главные заботы берет на себя персонал заведения, все-таки придется самостоятельно уладить некоторые вопросы:

• Выбрать достаточно престижный ресторан с доступными ценами, достаточным количеством сидячих мест и красивым интерьером.
• Согласовать меню с управляющим ресторана и ответственными представителями компании, обсудить скидки, а затем проконтролировать качество и наличие заказанных блюд.
• Организовать музыку (в ресторане может не оказаться штатных музыкантов, либо они не достаточно хороши).
• Подобрать ведущего, к примеру, профессионального артиста.
• Тщательно все спланировать (иначе вместо пышного торжества получится обычный вечер в баре).
• Придумать конкурсы и купить сувениры (иначе будет как в предыдущем пункте);
• Организовать соревнования для развлечения.
• Нанять профессионального шоумэна (по желанию сотрудников) и обговорить стоимость выступления, программу и время.
• Обеспечить развоз гостей по домам и так далее.

Вы можете обратиться к частному организатору, но они справится лишь с частью задач. Как правило, их приглашают для организации приватных мероприятий. Очень мало event-компаний способно в полной мере обеспечить крупный корпоратив или бизнес-событие.

Возникает вопрос: где найти такого профессионала? Неверный выбор организатора со стороны может испортить все мероприятие или вовсе лишить работы ответственного сотрудника. Кроме этого, сотни участников мероприятия не будут чувствовать себя комфортно.

Хорошо организованный прием, наоборот, будет вспоминаться долгие годы. Как и провал! По этой причине многие организации и частные лица готовы платить event-агентству, которое проведет вечеринку по принципу «все включено». Огромное количество успешных корпораций и мелких предпринимателей желают избавить себя, свою семью и персонал от этой сложной и утомительной организационной рутины. Они охотнее наймут стороннего организатора, который сделает все профессионально и наилучшим образом.

ТОП-7 советов для начинающего event агентства

Организация свадьбы, PR акции или иного масштабного мероприятия — это колоссальная работа, в которой нужно быть профессионалом. Новички бизнеса пытаются сразу охватить как можно больший спектр услуг, но поспешность может привести к печальным результатам. Организация праздника сопряжена с множеством рисков и неожиданностей, предугадывая которые, можно избежать неприятностей и сохранить безупречную репутацию. Итак, особенности работы event агентства:

1. Стремление к инновациям. Агентству нужна «изюминка», авторские разработки, которые выделят предоставляемый спектр услуг из конкурентной массы. Использование нетипичных музыкальных инструментов, нестандартных мифических персонажей на детских праздниках, оригинальных световых эффектов — все это привлечет внимание потенциального клиента. 
2. Постоянная работа с кадрами. Агентству не обойтись без креативных, энергичных, коммуникабельных сотрудников. Однако специфика работы предполагает большую «текучку кадров». Ведущие специалисты уходят, создавая конкурентные организации или пытаясь работать в одиночку. Поэтому приходится регулярно заниматься рассмотрением соискателей на вакансию, организацией бесплатных тренингов для введения в бизнес. 
3. Срывы договоренностей. Творческие натуры не терпят приказного тона, и зачастую генераторы идей считают себя гораздо важнее организатора event агентства. Нужно проявлять корректность в общении, не допускать конфликтов, иначе блестящая идея организации праздника может легко достаться конкурентам. 
4. Четкое планирование. При массовом потоке заказов, например — в новогодние праздники, нужно четко распределить имеющиеся ресурсы, не допустить «накладок». 
5. Непредсказуемость, постоянное развитие. Идея, блестяще срабатывающая в течение года, в следующем может быть уже не актуальна. Конкуренция заставляет находиться в постоянном движении, искать новые завораживающие формы реализации задумок клиента. 
6. Сезонность. Бизнес заставляет думать на шаг вперед. Предвкушая лавину заказов на предновогодних Снегурочек и Дедов Морозов, ведущих вечеринок для женских коллективов на 8 марта, следует подыскивать кадры заранее. 
7. Ориентация на солидные компании. К проведению корпоративов или PR-акций нужно подходить с особой скрупулезностью. В больших компаниях подобные мероприятия проводятся часто, и, «словив крупную рыбу», event агентство будет надолго обеспечено постоянной работой с хорошим доходом. 

Получив представление о работе организации, пора изучить, как открыть ивент агентство.

С чего начать?

Анализ конкурентов, спроса и предложения — этим нужно заняться в первую очередь, планируя организацию проведения праздников. В городе с численностью населения более 500 тыс. человек найдется место еще для одного ивент агентства, но если начинать работу в пригороде, нужно оценить потенциальный спрос. Особенно должно насторожить отсутствие фирм по организации мероприятий. Может оказаться, что все они потерпели фиаско из-за полного отсутствия спроса.

Далее необходимо разузнать, что предлагают конкуренты, какие методы привлечения клиентов используют, какая услуга наиболее востребована. Для этого необходимо проанализировать отзывы клиентов на страницах конкурентов в сети интернет, просмотреть их фото- и видеоотчеты, ознакомиться с перечнями предоставляемых услуг. В идеале, можно заказать организацию собственного ближайшего праздника (дня рождения или годовщины) у наиболее понравившегося агентства. Так можно оценить качество обслуживания, выявить сильные и слабые стороны конкурента и постараться делать все лучше, качественнее, азартнее и веселее. 

После окончательного формирования модели бизнеса необходимо заняться узакониванием деятельности.

Оформление 

Законодательство не запрещает открывать агентства праздников частным предпринимателям, но дело в том, что ни крупные российские компании, ни иностранные предприятия не работают с ИП, поэтому целесообразно сразу оформить ООО. Для этого потребуется:

• Организовать собрание учредителей и подготовить протокол, а если участник один — решение. 
• Оформить заявление на регистрацию. В нем указывается место размещения компании. Рекомендуется заранее выбрать помещение и заключить договор аренды с хозяином. Если помещение имеется — предоставить свидетельство о праве собственности. Не запрещено организовывать деятельность по месту жительства, а в графе юридический адрес указывать место регистрации. Также в заявлении указывается код ОКВЭД — вид деятельности.
• Внести уставной капитал в размере 10 тыс. руб. (в течение 4 мес.).
• Выбрать название. 
• Изготовить печать и открыть счет в банке. 
• В конце подготовительных мероприятий — оплатить госпошлину в размере 4 тыс. руб. (при возможности оформления заявления в электронном виде госпошлина не оплачивается). 
• Уведомить о выбранной системе налогообложения (как правило — упрощенная или патентная). 

Регистрация ООО производится в течение 3 дней. После этого владелец предприятия может заняться оформлением трудовых договоров с персоналом, участием в тендерах, подачей заявок на проведение мероприятий.

Коды ОКВЭД:

• 90.01 – в области исполнительских искусств;
• 90.02 – вспомогательную, связанную с исполнительскими искусствами;
• 90.03 – в области художественного творчества;
• 93.29 – зрелищно-развлекательная прочая;
• 59.12 – монтажно-компоновочная в области производства кинофильмов, видеофильмов и телевизионных программ.

Достаточно, чтобы в структуре кода было 4 цифры, и он относился к видам работ, которые планирует проводить агентство.

Торговая марка

У ивент агентства должно быть имя — звучное, узнаваемое, запоминающееся. В больших городах нередко оказывается, что под одним именем работает 2, а то и больше аналогичных организаций. Чтобы громко о себе заявить и не переживать о возникновении конкурента с таким же названием, нужно обратиться в Роспатент и запатентовать название компании, логотип, комбинированные сочетания названий. 

Выбор места размещения, оборудование

Этот бизнес не требует капитальных вложений, и даже офис снимать не обязательно. Достаточно арендовать место в коворкинге. Такие коммерческие площадки распространены в больших городах, например — в Москве, Санкт-Петербурге. Если стоимость аренды помещения 15м2 составляет около 40 тыс. руб. в месяц, то аренда коворкинга обойдется в сумму от 4 тыс. руб. в месяц. В таких местах есть кухня, детская комната, переговорная комната, доступ к интернету и принтеру, то есть практически все, что нужно для работы.

Реклама

Главная ценность ивент бизнеса — люди. Создать постоянную команду непросто, зачастую приходится прибегать к аутсорсингу, то есть привлечению разнопрофильных опытных работников на время. Команда, объединенная общими интересами, может не встречаться ежедневно, но каждый должен быть информирован о планах на текущий месяц и действовать в рамках концепции организации. 

Как же открыть своё агентство, способное занять лидирующие позиции? Нужно больше времени уделять сотрудникам, например, бесплатно провести лекции, в которых четко определить задачи, направленность деятельности, выделить инновационные подходы в организации праздников, рассмотреть тонкости взаимодействия с клиентами. 

Не лишним будет принять участие в профильных тренингах. На семинарах можно завести полезные знакомства, расширить кругозор. Тренинги занимают в среднем 3-5 дней, а стоимость обучения — от 15 тыс. руб.

В команду нужно привлечь:

• распорядителей свадебных торжеств;
• тамаду;
• ведущих;
• музыкантов;
• фотографов;
• видеосъемщиков;
• специалистов по монтажу видеофильмов;
• стилистов;
• декораторов;
• инженеров по спецэффектам;
• специалистов по работе с пиротехникой.

При подборе кадров необходимо узнать стоимость услуг, уровень профессионализма, ознакомиться с портфолио, прочитать отзывы о работе в соцсетях. 

На заметку необходимо взять несколько категорий исполнителей:

• Бюджетного сегмента — это организаторы, которые взимают невысокую плату и готовы работать на не особо притязательного зрителя. 
• Средней ценовой категории — основная «прослойка» исполнителей, которые стремятся к усовершенствованию, отличаются энергичностью, креативностью идей. Обычно они и сами не прочь сотрудничать с агентством. 
• Исполнители VIP категории. Их приглашают на корпоративы крупных корпораций, личные торжественные мероприятия платежеспособных клиентов, готовых отдать за услуги организатора от 50 тыс. руб.

Еще до старта нужно создать базу не только потенциальных заказчиков, но и исполнителей, познакомиться с ними лично и предложить сотрудничество. Самому осилить такую работу сложно, поэтому в штат нужно нанять 1-2 event-менеджеров, которые должны:

• Найти клиентов и презентовать работу агентства так, чтобы у заказчика не осталось желания продолжать поиски исполнителя. 
• Проявлять эрудированность, показывать осведомленность в модных тенденциях мира музыки и искусства, предлагать, креативить, заинтересовывать. 
• Проявлять инициативу в выборе места организации праздника. Предприятиям можно подложить проведение тренингов на природе, организацию совместного активного отдыха для поднятия корпоративного духа коллектива. Брачующихся может заинтересовать возможность праздновать торжество на теплоходе, у озера, в столице романтики — Париже. 
• Оформлять договора с субподрядчиками, которые воплотят все идеи в реальность. 

Помимо ивенторов, ответственных за проведение мероприятия, необходимо нанять бухгалтера.

Реклама

Как бизнес event агентство не может эффективно работать без рекламы. Лучшими считаются методы:

1. Личное общение с руководителями предприятий и предложение услуг. При себе необходимо иметь фотоотчеты и прочий презентационный материал. 
2. Раздача листовок, буклетов. Не новый, но действенный способ привлечения клиентов. Буклет должен быть ярким, информативным, с указанием контактных данных. Центральное место занимает название и логотип агентства.
3. Уличная реклама — удобна тем, что клиенту не придется искать агентство, достаточно просто позвонить, и все улажено. Запоминающееся название на биллборде и нестандартный подход самоподачи позволят компании стать узнаваемой. 

Наиболее бесполезно, по мнению ведущих пиар-менеджеров, организовывать рассылку. Доля спама, которым кто-то может заинтересоваться, ничтожно мала. 

Для продвижения в интернете нужно:

• разработать свой сайт с предоставлением возможности клиенту и менеджеру общаться интерактивно;
• зарегистрировать странички в соцсетях, ежедневно выкладывая интересные посты, отчеты о проведенных мероприятиях. 

Ежемесячные расходы на рекламу — от 10 тыс. руб.

Бизнес-ниши, в которых можно дополнительно зарабатывать

Вот несколько примеров узкоспециализированных услуг:

1. посредничество для аренды конференц-залов, ресторанов, кафе и для заказа блюд;
2. планирование ивента и посреднические услуги: координация работы персонала, контроль на месте событий, поиск и наем подходящих специалистов;
3. поставка еды и напитков по принципу «все включено» для любого мероприятия, пикника с барбекю и грилем;
4. разработка дизайна и украшения для мероприятия, в том числе оформление воздушными шарами, декорами из цветов, тематическими стендами;
5. сдача в аренду оборудования для звука (микрофоны, проекторы, мониторы, аудиосистемы и т.д.), палаток и тентов, пластикой мебели, посуды и прочего;
6. планирование развлекательных программ: эмси, музыканты, танцевальные группы, модельные агентства, услуги фотографа, фейерверки;
7. транспортные услуги (автобусы, микроавтобусы и автомобили вы можете арендовать за отдельную плату у других предприятий или частных лиц);
8. подготовка и рассылка пригласительных, сбор подтверждений об их присутствии (сложная работа, за которую следует браться, только имея опыт в этой сфере);
9. работа по хорошим ценам с оптовыми поставщиками напитков и фруктов (за которые клиент заплатит вам больше).

Если у вас достаточно опыта, обратите внимание на следующие сферы услуг:

• PR-услуги, к примеру, распространение информации о мероприятии в СМИ;
• подготовка списков потенциальных клиентов или участников (для рекламного продвижения).